Không phải tất cả các nơi làm việc ngày nay đều sử dụng cách sắp xếp ghế làm việc theo kiểu truyền thống. Các công ty hiện đại đang áp dụng hai loại lựa chọn văn phòng kết hợp: hot desking (nơi nhân viên đến làm việc và lấy bất cứ bàn nào có sẵn) và máy trạm hoặc khách sạn văn phòng (nơi nhân viên có thể đặt trước không gian làm việc của họ). Phần mềm quản lý nơi làm việc nhằm mục đích duy trì trật tự và khả năng dự đoán trong tất cả các dạng không gian làm việc thay thế. Có rất nhiều sự lựa chọn tuyệt vời có sẵn và chúng tôi sẽ chia sẻ một số mục yêu thích của chúng tôi với bạn.
Office Hoteling Software? là gì
Phần mềm khách sạn văn phòng thường có nhiều khả năng để đáp ứng tất cả các yêu cầu quản lý nơi làm việc. Ví dụ, đối với giải quyết nóng, phần mềm sẽ làm mới các máy trạm có thể truy cập được so với được sử dụng để nhân viên có thể tìm thấy vị trí làm việc dễ dàng hơn. Chương trình sẽ cho phép nhân viên đặt chỗ trước hoặc thậm chí liên tục. Người dùng cũng có thể đặt trước các loại khu vực khác như phòng chờ, thang máy dịch vụ, phòng họp, v.v.
Người giám sát cũng có rất nhiều quyền lực vì phần mềm quản lý nơi làm việc. Các nhà quản lý có thể ước tính nhu cầu trong tương lai và xác định xu hướng tiêu dùng nhờ vào việc thu thập dữ liệu. Ngoài ra, các quy định quy định ai có thể đặt trước nơi làm việc ở những địa điểm cụ thể và mức độ tiếp cận những không gian làm việc đó sẽ có. Ngoài ra, có một số chế độ xem có sẵn, bao gồm chế độ xem toàn cảnh về bố cục tầng và thông tin về một không gian làm việc cụ thể.
5 phần mềm đặt phòng và đặt phòng khách sạn văn phòng tốt nhất
Hiện nay có rất nhiều phần mềm tuyệt vời, đặc biệt là khi COVID đã cách mạng hóa cách thức hoạt động của các doanh nghiệp và không gian làm việc kết hợp ngày càng trở nên phổ biến hơn. Để giúp bạn bắt đầu nhiệm vụ của mình, chúng tôi đã chọn năm mục yêu thích của chúng tôi cho bài đăng này.
Phần mềm EMS để đặt bàn
Sử dụng công cụ web phần mềm EMS hoặc ứng dụng di động, nhân viên có thể đặt chỗ, chỉnh sửa, thay đổi và hủy đặt chỗ. Lọc không gian làm việc có sẵn theo chỗ ngồi hoặc loại không gian, đặc quyền và thiết bị. Đặt tất cả các loại không gian làm việc, từ buồng nhỏ và văn phòng đến bàn chung, bàn đứng, và thậm chí cả chỗ ngồi tiếp khách như đi văng.
Tạo cộng đồng được chỉ định để các nhóm hoặc phòng ban ngồi gần nhau. Xem sơ đồ mặt bằng theo thời gian thực để biết lượng không gian đang được sử dụng và nơi mọi người đang làm việc. Xem thống kê về các máy trạm không có người sử dụng và số lần hủy để cải thiện không gian văn phòng của bạn.
Phần mềm quản lý nơi làm việc của EMS rất dễ sử dụng và cung cấp tất cả các chức năng cần thiết để kiểm soát cách văn phòng được sử dụng. Ki-ốt, bảng hiệu và tích hợp cung cấp một số tính năng bổ sung mà phần mềm khác có thể thiếu. Quản lý khách truy cập cũng cho phép bạn theo dõi tất cả những người đến và đi ngoài lực lượng lao động thông thường của bạn.
Các tính năng chính
- đăng nhập trang web
- Truy cập Di động
- Bàn / Bảng hiệu phòng
- Ki-ốt
- Khách hàng trên máy tính để bàn
- Lịch
Phái viên
Bạn có thể chỉ định bàn làm việc nào có sẵn, không có sẵn hoặc được chỉ định vĩnh viễn bằng phần mềm đặt bàn làm việc nóng của Envoy. Người lao động có thể chọn những cơ sở mà họ sẽ có quyền truy cập bằng cách phân bổ các tiện nghi cho các máy trạm. Trong khi chương trình được thiết kế cho việc đi du lịch nóng, cũng có một hệ thống đặt phòng nâng cao cho khách sạn văn phòng.
Các công nhân cần ở gần nhau có thể được phân công cho các tổ và khu phố. Đồng đội có thể được chỉ định theo chức năng hoặc dự án và có tính linh hoạt được tích hợp sẵn cho phép họ chọn chỗ ngồi của mình trong khu vực lân cận.
Ứng dụng di động của Envoy, bản đồ không gian làm việc và nhiều tùy chọn đặt chỗ giúp cả người quản lý và nhân viên dễ dàng sử dụng. Chương trình thích hợp cho những nơi làm việc có nhiều nhu cầu năng động hỗn hợp, chẳng hạn như dịch vụ dọn phòng nóng và khách sạn tại bàn, cũng như các sáng kiến dựa trên xã hội và hoạt động theo nhóm.
Các tính năng chính
- Đặt bàn nóng
- Khách sạn tại bàn
- Nhiệm vụ bàn thường trực
- Bàn tiện nghi
- Các vùng lân cận
- Bản đồ không gian làm việc
- Ứng dụng di động
- Phân tích bàn
Phần mềm đặt bàn OfficeSpace
Phần mềm đặt bàn của OfficeSpace được thiết kế cho nhiều loại văn phòng kết hợp, từ bàn làm việc nóng đến bàn khách sạn. Tính năng đặt khách sạn tại bàn cho phép nhân viên đặt trước nơi làm việc và xem ai đang ở trong văn phòng. Hơn nữa, bất cứ thứ gì trong công ty, không chỉ đơn giản là máy trạm, đều có thể được chuyển đổi thành một không gian có thể đặt trước.
Các khu vực và chỗ ngồi có thể được chỉ định để tạo thành các khu vực lân cận, trong đó một số đội nhất định có thể được đặt. OfficeSpace khả dụng trên máy tính để bàn, thiết bị di động và ki-ốt màn hình cảm ứng, đồng thời nó có thể được liên kết với Microsoft Teams và Slack. Người giám sát có quyền truy cập vào cả dữ liệu đặt phòng lịch sử và thời gian thực và có thể chấp nhận hoặc từ chối các yêu cầu nếu thích hợp.
Địa chỉ miễn phí đặc biệt hữu ích nếu công ty của bạn triển khai hot desking. Nhân viên không cần đặt bàn trước mà bạn vẫn có thể tự động theo dõi bàn nào đang được sử dụng. Nhìn chung, OfficeSpace là hoàn hảo nếu công ty của bạn sử dụng nhiều lựa chọn đặt bàn.
Các tính năng chính
- Nóng Desking
- Khách sạn tại bàn
- Quảng cáo miễn phí
- Hoạt động dựa trên hoạt động
- Sử dụng thân thiện
- Hoạt động trên mọi thiết bị
- Tìm kiếm thông minh
- Đăng ký không chạm
Thìa
Skedda bao gồm tất cả các khả năng quản lý nơi làm việc điển hình, chẳng hạn như xem sơ đồ mặt bằng, đặt chỗ tự phục vụ và truy cập di động. Nhưng nơi nó thực sự tỏa sáng là ở khả năng xây dựng các quy tắc và thủ tục đặt phòng tự động phức tạp. Người giám sát có quyền kiểm soát ở cấp độ vi mô đối với những gì có thể và không thể đặt trước thông qua quản lý quyền.
Một ưu điểm khác của Skedda, mặc dù có vẻ không đáng kể, là người dùng có thể sử dụng thông tin đăng nhập hiện có của họ. Điều đó có nghĩa là nhân viên của bạn sẽ không phải nhớ một tổ hợp tên người dùng và mật khẩu khác chỉ đơn thuần để đặt bàn. Họ cũng sẽ có được trải nghiệm được cá nhân hóa sau khi đăng nhập bằng thẻ người dùng.
Skedda là một trong những giải pháp quản lý nơi làm việc tốt nhất trên thị trường, đặc biệt nếu bạn đang chuyển đổi sang một nơi làm việc kết hợp. Bằng cách đơn giản hóa và tự động hóa các hoạt động, các tính năng khác nhau làm cho chương trình trở nên hấp dẫn hơn đối với cấp quản lý và nhân viên.
Các tính năng chính
- Đặt lịch
- Quản lý người dùng
- Thanh toán trực tuyến
- Thân thiện với thiết bị di động
- Quy tắc tự động hóa
- Bản đồ / Sơ đồ tầng
- Thanh toán trực tuyến
- Hỗ trợ toàn sao
Tango Reserve của AgilQuest
Tango Reserve của AgilQuest là phần mềm đặt bàn dựa trên đám mây với khả năng truy cập di động, có thể truy cập từ bất kỳ vị trí nào. Nhân viên có thể duyệt qua các vị trí trống trong không gian làm việc, lọc theo tiện nghi và đặt bàn ngay lập tức, cũng như sử dụng chương trình để xem ai đang ở nơi làm việc và tìm đồng nghiệp.
Người quản lý có quyền kiểm soát những ai có quyền truy cập vào các địa điểm cụ thể và khi nào chúng có thể được đặt trước. Bạn cũng có thể chỉ định các quy tắc kinh doanh, chẳng hạn như tạo thời gian gia hạn cho các lượt đặt trước bị bỏ lỡ và sau đó tự động hủy khi đã qua một khoảng thời gian cụ thể. Phân tích và báo cáo hỗ trợ bạn hiểu cách sử dụng không gian và xác định xem nơi làm việc cần nhiều không gian hơn hay ít hơn.
Các tính năng chính
- Lựa chọn lái xe
- Uyển chuyển
- Tăng cường cộng tác
- Năng suất
- Kích hoạt lực lượng lao động di động
- Khuyến khích sử dụng không gian hiệu quả
- Quản lý công suất thuê
- Tối ưu hóa nơi làm việc của bạn
Kết thúc
Mặc dù nhiều lựa chọn thay thế phần mềm khách sạn văn phòng có các đặc điểm tương tự, nhưng lựa chọn bạn chọn cho doanh nghiệp của mình sẽ được xác định theo yêu cầu cá nhân và sở thích cá nhân của bạn. Ngay cả khi mỗi gói phần mềm có mười đặc điểm giống nhau, thì một tính năng thứ 11 nổi bật đó có thể đủ để làm lung lay quyết định của bạn. Cân nhắc những thứ mà bạn sẽ yêu cầu hoặc điều đó sẽ giúp văn phòng của bạn hoạt động trơn tru hơn. Đồng thời, đừng chi tiêu quá mức cho phần mềm bao gồm các tính năng mà bạn sẽ không bao giờ sử dụng.
